En los últimos años se han adoptado diferentes medidas tendentes a reducir los trámites y la burocracia a la que tienen que atender las empresas. No obstante, la mayoría de ellas sigue pensando que se les exige demasiado “papeleo”, lo que supone destinar tiempo y recursos a actividades que no son propiamente productivas y de las que no se deriva ningún tipo de rentabilidad.
Según datos de la Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE), durante 2021 se publicaron más de un millón de páginas en los diferentes boletines oficiales, dato que es extrapolable a la actualidad. Disposiciones que llegan en forma de normas que dan lugar a nuevos trámites o modifican los que ya estaban implantados. Un fenómeno que tiene un impacto directo en la actividad económica.
Porque implica que las empresas tienen que dedicar recursos a adaptarse a la nueva situación para asegurarse de que cumplen la ley y evitar así ser sancionadas. Un ejemplo de esto es la normativa relacionada con la obligación de fichar en el trabajo.
Desde el 12 de mayo de 2019, es obligatorio que las empresas lleven a cabo un registro horario de la entrada y salida de todos sus trabajadores. Muchas de ellas lo han estado haciendo a través de un sistema de reconocimiento de huella dactilar, una modalidad que fue prohibida a finales de 2023 a nivel europeo por entender que puede afectar a la protección de datos. En consecuencia, aquellas empresas que en su momento invirtieron en un sistema de fichaje a través de huella digital, ahora tienen que cambiar a otro que se ajuste a la legalidad vigente.
En este escenario, las empresas no se oponen a que se adopten medidas para mejorar factores como la protección de los trabajadores, la seguridad o el cuidado del medio ambiente, pero exigen que se haga una gestión más eficiente de las normas, que derive en menos carga para los negocios.
La burocracia como enemiga de la productividad
El año pasado la Asociación Nacional de Grandes Empresas de Distribución (Anged) y la consultora Lasker llevaron a cabo una encuesta que reveló que el 45% de los empresarios españoles consideran que el alto nivel de carga burocrática que soportan las empresas se ha convertido en una barrera para el crecimiento de la productividad.
Aunque la mayoría de los encuestados asumen que la burocracia y los trámites administrativos no pueden desaparecer del todo, se manifestaron favorables a una reducción de la carga de tareas de este tipo a través de un marco jurídico que establezca unas reglas claras, previsibles y ágiles. Normas qué, en la medida de lo posible, se mantengan estables en el tiempo.
Un problema mayor en las pequeñas empresas
Son las pequeñas empresas quienes más sufren las consecuencias de un exceso de burocracia. Porque la presencia de un laberinto de trámites, regulaciones y procedimientos administrativos se ha convertido en un obstáculo que afecta tanto a su crecimiento como a su capacidad de innovación. Muchas pequeñas y medianas empresas están más pendientes de cumplir con la tramitación administrativa que con desarrollar los productos o servicios que conforman su actividad principal.
El Índice de Burocracia 2022, elaborado por el Centro para América Latina de Atlas Network junto con la Fundación Civismo, reveló que las pequeñas y medianas empresas españolas estaban dedicando una media de 322 horas al año a los trámites burocráticos. De este informe también se desprende que es el sector secundario el más afectado por este tema, teniendo que dedicar una media de 562 horas al año a la burocracia. Le siguen el sector primario con una media de 474 horas y el sector terciario con una media de 254,96 horas.
Aunque la situación ha cambiado desde 2021, las últimas encuestas ponen de manifiesto que las pymes no han notado demasiada mejoría en cuanto al tiempo y los recursos económicos, materiales y humanos que deben destinar a cumplir con los trámites que les exige la Administración para poder llevar a cabo su actividad de manera legal.
Uno de los mayores impactos del exceso de burocracia en las pequeñas empresas es el aumento de los costos operativos. Para cumplir con sus obligaciones legales, las entidades tienen que contratar personal adicional capaz de manejar la carga administrativa o, en su defecto, externalizar esta actividad. En ambos casos, esto supone un gasto extra de miles de euros cada año.
Por otro lado, la complejidad de los trámites para la puesta en marcha y la gestión de un negocio afecta al crecimiento de la economía en su conjunto, porque desincentiva la creación de nuevas empresas y el alta de más profesionales en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social.
Medidas para reducir la burocracia
Conscientes del efecto negativo que tiene un exceso de tramitación administrativa dentro del mundo de los negocios, los Poderes Públicos han convertido a la reducción de la burocracia en uno de sus objetivos prioritarios.
A finales de 2022 entró en vigor la Ley “Crea y Crece”, que permite la constitución de Sociedades de Responsabilidad Limitada con tan solo un euro como capital social, cuando antes se exigía desembolsar desde el primer momento un mínimo de 3.000 euros para poder poner en marcha una entidad mercantil de este tipo.
Otra medida que también ha contribuido a rebajar la carga administrativa de las empresas es la declaración responsable, que permite acceder a ciertas licencias o permisos administrativos de forma rápida y sencilla. Sin tener que esperar a que la Administración dé una respuesta.
En el caso de las comunidades autónomas de Andalucía, el programa “Andalucía simplifica” recoge más de 500 medidas para reducir la burocracia y conseguir así atraer a un mayor número de empresas hacia la región.
Por su parte, la Comunidad de Madrid ha adoptado desde 2020 un total de 205 reformas para simplificar la tramitación administrativa. En otras regiones como en Aragón, los empresarios han presentado sus propuestas para aumentar la competitividad, incluyendo medidas que reduzcan la burocracia.
La burocracia como traba para acceder a las ayudas para empresas
Diferentes estudios llevados a cabo por organizaciones como la patronal financiera CECA, la organización de autónomos UPTA y la Asociación Estatal de Directores y Gerentes de Servicios Sociales, destacan que las complicaciones de los trámites administrativos para poder acceder a las diferentes ayudas procedentes de los fondos europeos están limitando el acceso a las mismas.
De los 37.000 millones de euros disponibles para algunos de los principales programas de apoyo a empresas y ciudadanos, solo 11.600 han sido efectivamente repartidos.
Según datos del Informe Pulse NextGenerationEU 2021, un 70% de los consultados creen que la mejor forma de agilizar la disposición de los recursos es simplificar los trámites. El 65% de los profesionales de la Administración consultados manifestaron que el sistema de gestión es “poco” o “nada” adecuado para lograr que los recursos circulen eficazmente.